传真机的工作原理其实相对简单，首先将需要传真的文件通过光电扫描技术将图像、文字等转化为采用霍夫曼编码方式的数字信号，经V.27、V.29方式调制后转成音频信号，然后通过传统电话线进行传送。接收方的传真机接到信号后，会将信号复原然后打印出来，这样，接收方就会收到一份原发送文件的复印件。
很多人不知道具体怎么使用传真机，按以下步骤操作就可以了： 1、先将普通电话线接到传真机LINE端口上 2、把你要传的文件放到进纸处 3、（知道方向的就不用看这步了）有的机子是文字面向上，有的向下。如果不清楚哪面，可以先复印下，复印出来有字，那就可以确定方向 了。 4、按免提键或提起听筒，随便哪个都可以 5、拨需要传到对方的电话号码 6、（对方是手动接收）然后对方接通后，告诉对方给你一个信号，对方给你信号后会有“滴。。。”音 7、按“确认”或“开始”键等纸张自动走完就可以了（有的传真机上的确定和启动是一个键） 8、（对方是自动接收）听到“滴。。。。”音按“开始”或“确定”键等纸张自动走完就可以。 9、传完后养成一个号习惯，就是打电话给对方询问下传真件是否收到。 只要按以上操作就可以使用传真机了，传真机的使用有够简单！！